Alle overeenkomsten in P8 met uitgebreide signalering bij de Gemeente Zwolle
01-03-2022
Herkent u ook dat het lastig is om de afspraken uit overeenkomsten die u sluit met ontwikkelende partijen goed vast te leggen? Zeker als u die later bij de uitvoering ook nog moet controleren? Afspraken die nog jaren geldig zijn, of op een gegeven moment aflopen. Menigeen weet niet meer wat de afspraken zijn of de signaleringsmomenten zijn niet bekend of komen in lijstjes bij individuele medewerkers terecht.
Wat zou het fijn zijn als de signalering daarvan op orde zou zijn. Hoe vaak komt het niet voor dat een overeenkomst ergens is vastgelegd, maar dat wanneer er iets werkelijk speelt, vergeten wordt welke afspraken al gemaakt zijn. De financiële gevolgen zijn dan vaak voor rekening van de gemeente. P8 Software beschikt over alle functionaliteiten om dit proces te professionaliseren.
De gemeente Zwolle gaat alle anterieure overeenkomsten vastleggen in P8. Door een slimme koppeling van de modules voor contractbeheer, werkprocessen en signalering, kunnen nu gemakkelijk alle afspraken vastgelegd en gecontroleerd worden. De applicatie houdt het proces bij, maar geeft ook op de juiste momenten een melding (signalering) wanneer er later zaken gecontroleerd en/of afgerond moeten worden.
,,Als je hiervoor alleen een zaaksysteem gebruikt, wordt het document weliswaar vastgelegd als plat tekstdocument, maar heb je geen enkele mogelijkheid om de voortgang te checken. P8 heeft hiervoor de juiste modules beschikbaar. Door de overeenkomsten modulair op te bouwen, kan aan elk apart onderdeel het juiste vervolgproces en eventuele latere signalering gehangen worden. Als contractmanagementsysteem voldoet het daarmee precies aan hetgeen de gemeente nodig heeft, aldus Eric Heersink, directeur van P8.
,,In het verleden legden overheden dit vast in bijvoorbeeld Negometrix, maar deze module werd niet langer ondersteund. Derhalve biedt P8 Software hier uitkomst, we zijn nu voor diverse andere gemeenten hier ook voorbereidingen aan het treffen’’, aldus Marieke Sloot van P8 Software.
Anterieure overeenkomsten bij ruimtelijke ontwikkelingen
Een anterieure overeenkomst (ook wel ‘exploitatieovereenkomst’ genoemd) is een contractuele overeenkomst tussen een gemeente en een initiatiefnemer, waarbij afspraken worden gemaakt over de ontwikkeling van een bepaald gebied. Voor veel projecten is het een wettelijke eis om afspraken vast te leggen in een anterieure overeenkomst. Dit geldt bijvoorbeeld bij de bouw van één of meerdere nieuwe woningen. Deze overeenkomst moet zijn vastgesteld voordat een bestemmingsplan of omgevingsvergunning wordt vastgesteld. Het doel van de anterieure overeenkomst is om de kosten van de ontwikkeling tussen de gemeente en de ontwikkelaar goed te verdelen, zodat er geen sprake is van onrechtmatige overheidssteun. Daarbij moet gedacht worden aan de kosten voor bijvoorbeeld de gemeentelijke procedures. Maar het kan ook gaan om afspraken over de kosten voor aanpassingen in de openbare ruimte die nodig zijn voor het project, of om de te realiseren aantallen en te hanteren prijsklassen voor betaalbare woningen. De anterieure overeenkomst biedt de gemeente vooraf duidelijkheid over de kosten en opbrengsten van de ruimtelijke ontwikkeling, waardoor onzekerheden en conflicten in een later stadium kunnen worden voorkomen. Maar dan is het wel van belang dat de afspraken goed worden vastgelegd.
Vastleggen afspraken over planschade
Wanneer er een anterieure overeenkomst wordt gesloten, zit daarin vaak ook een onderdeel voor planschade. Planschade kan ontstaan wanneer een wijziging van het bestemmingsplan of een ander ruimtelijk plan van de overheid leidt tot waardevermindering van een woning of ander onroerend goed. Het kan bijvoorbeeld voorkomen dat de waarde van een stuk grond daalt omdat er geen woningen meer op gebouwd mogen worden of omdat er beperkingen worden opgelegd aan het gebruik van de grond. Voor de afhandeling van deze schade als gevolg van het nieuwe plan zijn in de wetgeving regels opgenomen. Eén daarvan is dat de gemeente de partij is – omdat die het besluit neemt – die voor eventuele planschade aansprakelijk is. Via de anterieure overeenkomst wordt vastgelegd dat de gemeente de kosten die hieruit voort kunnen komen, bij de initiatiefnemer in rekening brengt. Omdat een verzoek tot planschade nog jaren na het oorspronkelijke besluit ingediend kan worden, is het voor de gemeente van belang om de afspraken hierover goed vast te leggen. Planschade speelt niet alleen bij grote projecten waar een anterieure overeenkomst voor nodig is. Elk nieuw besluit waarmee wordt afgeweken van de geldende ruimtelijke regels, kan leiden tot waardevermindering voor naastgelegen percelen. Het is daarom van belang om afspraken rondom planschade ook bij kleinere projecten die via omgevingsvergunningen worden geregeld (bijvoorbeeld via de zogenoemde ‘kruimellijst’), goed vast te leggen. De kosten rondom de planschade en de afhandeling daarvan kunnen flink oplopen wanneer partijen tot aan de Raad van State procederen. Zonder overeenkomst zijn die kosten allemaal voor rekening van de gemeente. De software van P8 biedt de mogelijkheid om de planschadeovereenkomst bij elk besluit goed te borgen in de werkprocessen, waarbij het ook jaren later bij een verzoek tot planschade makkelijk terug te vinden is.
