P8

Administratief, juridisch en financieel beheer van de grond- en
vastgoedvoorraad.

P8 is de softwareapplicatie voor iedereen die met Vastgoed- en grondbeheer van doen heeft. Oorspronkelijk ontwikkeld voor overheden en de rentmeesterij, tegenwoordig wordt onze applicatie in de breedte gebruikt door vastgoedbeherende organisaties. Binnen P8 worden percelen, objecten, transacties, relaties, aan-en verkoop processen en contracten beheerd. Er kan automatisch worden gefactureerd, geïndexeerd en documenten kunnen worden gegenereerd.  

Daarnaast zijn er overzichtelijke rapportages, dashboards en portefeuilleoverzichten op te stellen in het systeem. Alle rapportages zijn te exporteren in verschillende bestanden zoals Excel-bestanden, Word-bestanden, en PDF-bestanden. P8 is te koppelen aan financiële-, document management- en zaaksystemen.

Samenwerken in één systeem om grond en vastgoed te beheren en aan- en verkoopprocessen te doorlopen. 

Met P8 worden er op een centrale plek gegevens vastgelegd en met elkaar gekoppeld, zowel administratief als geografisch. Dit zorgt voor een overzichtelijk geheel en vereenvoudigt de kennisdeling naar andere personen of afdelingen binnen de organisatie. 

Nooit meer een contract vergeten! P8 heeft een signaalfunctie voor bijvoorbeeld: aflopende contracten, betalingstermijn contracten, indexering en openstaande acties. 

P8 is volledig webgebaseerd en is daardoor ook eenvoudig in het veld te gebruiken. De ingebouwde GPS-mogelijkheid, zorgt er altijd voor dat u de juiste ondergrondgegevens heeft voor de positie waarop u zich bevindt.

P8 is te gebruiken voor

  • Aan/verkoop processen
  • Vastgoedobjecten 
  • Pacht 
  • Verhuur 
  • Zakelijk recht 
  • Handhaving groen 
  • Werkprocesondersteuning 
  • Waarderingen en taxaties 
  • Snippergroen 
  • Lig- & staplaatsen

Rollen en rechten

Aan gebruikers kunnen rollen en rechten gekoppeld worden. Zo kan bijvoorbeeld bepaalde informatie worden afgeschermd om te lezen, te bewerken of verwijderen. Of kan er toegang gegeven worden om alleen de informatie te delen die onder een project gekoppeld zijn. Er kunnen ook personen buiten uw organisatie toegang krijgen om bepaalde informatie in te zien of aan te vullen.

Software wat bij uw activiteiten past

De applicatie P8 is uit te breiden met verschillende modules, zo kan het pakket als maatwerk worden ingericht. Samen met onze opdrachtgevers geven we richting aan onze ‘roadmap’. We bekijken samen waar onze software aan moet voldoen en welke functionaliteiten er ontwikkeld gaan worden.

We hanteren geen licentiekosten voor een extra gebruiker, deze kunnen eenvoudig worden toegevoegd.

OP DIT MOMENT ZIJN DE VOLGENDE MODULES BESCHIKBAAR

Werkprocessen

Met de module ‘werkprocessen’ kunnen processen van een organisatie vastgelegd worden in P8. Een werkproces wordt vervolgens gekoppeld aan een item (meestal een transactie of contract), waarna de gebruikers ‘gedwongen’ worden via een bepaald proces te volgen. P8 berekent continue welke stap uit welk proces prioriteit heeft. Processen worden samengesteld uit stappen, waarvan er verschillende soorten zijn. Elke stapsoort heeft zijn eigen eigenschappen. In deze module kan ook een ‘document-genereren’ stap worden toegevoegd. Binnen deze stap kan worden aangegeven welk document gegenereerd moet worden.

Er kunnen ook externe partijen gekoppeld worden aan een processtap.

een ‘document-genereren’ stap worden toegevoegd. Binnen deze stap kan worden aangegeven welk document gegenereerd moet worden.

Er kunnen ook externe partijen gekoppeld worden aan een processtap.

Document genereren

Met één druk op de knop een contract kunnen samenstellen? Met deze module kan een beheerder zelf sjablonen samenstellen en beheren waarbij informatie rechtstreeks vanuit P8 in een document wordt geplaatst. De gebruiker kan vervolgens vanuit een individueel contract/perceel etc. het gewenste sjabloon kiezen, waarna het Word-document wordt samengesteld. 

Bulkmutaties

Met deze functionaliteit is het mogelijk om ‘in bulk’ in één keer wijzigingen door te voeren bij items die zelf te selecteren zijn. (Bijvoorbeeld oude contracten in één actie te archiveren). Deze wijzigingen zijn door te voeren vanuit de overzicht pagina, maar ook specifiek voor items die onder een project zijn gekoppeld.
Het is ook mogelijk om in één keer bijvoorbeeld alle contracten te genereren.

Externe-toegang

De Externe-toegangsmodule maakt het mogelijk dat externe gebruikers buiten de organisatie, na het inloggen in P8, alleen toegang krijgen tot die projecten waarvoor ze rechten hebben. De functioneel beheerder bepaalt hierbij welke externen toegang krijgen tot welke projecten. Op deze manier kan de data gevuld worden door bijvoorbeeld een ingehuurde rentmeester. 

Tevens maakt het subonderdeel ‘vraag en antwoord’ deel uit van deze module. Hierbij kunnen externen vragen stellen aan interne medewerkers van de gemeente, waardoor de communicatie rond een transactie, contract of project zichtbaar is.  

Deze module wordt ook veel ingezet bij werkprocessen, bepaalde onderdelen van het proces kan op deze manier worden opgepakt door iemand buiten de organisatie. Wel kan er gestuurd worden op het proces.

Dashboard

Binnen het onderdeel Dashboard kan informatie uit P8 direct worden getoond door middel van grafieken, taartdiagrammen, etc. De dashboardtool bevat enkele standaard widgets die ook voor de gemeentemarkt beschikbaar zijn. Extra widgets kunnen te allen tijde worden bijgemaakt. 

Single Sign On via SAML

Eenvoudig inloggen met behulp van de SAML-koppelingstechniek is het mogelijk om de inlogrechten via de eigen interne ICT-omgeving te beheren. Zodra een gebruiker intern verwijderd wordt, is ook inloggen in P8 niet meer mogelijk. Een gebruiker hoeft hierbij maar één keer zijn of haar inloggegevens in te voeren. 

Import shapefiles

De importmodule maakt het mogelijk om reeds gedefinieerde ESRI-shapefiles of DGN-bestanden met meerdere tegelijk in P8 te importeren.
Deze import vindt plaats binnen een P8-project.  

Kopiëren percelen

Om het vernummer-proces van percelen te ondersteunen kan de kopieer-functie worden gebruikt.  

  • De start is veelal een was/wordt melding; 
  • Vanuit het te vernummeren P8-perceel wordt het kopiëren opgestart; 
  • P8 toont op basis van de shape van het P8-perceel de ‘onderliggende’ kadastrale percelen (uit de kaart) en zet deze onder elkaar (in het geval het er meerdere zijn); 
  • De gebruiker vinkt de gevonden (kadastrale) percelen aan;  
  • Na bevestiging wordt het nieuwe P8-perceel aangemaakt, waarbij het (nieuwe) kadastrale perceel wordt gekoppeld, de kadastrale oppervlakte overgenomen, de shape van het kadastrale perceel overgenomen en tevens wordt de was/wordt melding weergegeven. 
Facturatiemodule en exportbestand

De facturatiemodule genereert geautomatiseerd facturen vanuit het P8-contractenonderdeel, waarin het beheer van de gronden/objecten wordt vastgelegd. De factuurgegevens kunnen vervolgens via een exportbestand geëxporteerd worden naar het financiële systeem van de organisatie. Bij implementatie wordt het bestandsformaat afgestemd met de financiële afdeling. 

Reguliere pacht

Indien een organisatie met veel reguliere pacht te maken heeft, kan deze module interessant zijn. Nieuwe pachtprijzen worden met deze module automatisch berekend aan de hand van nieuwe regionormen en veranderpercentage. Dit gebeurt volgens de wettelijk aangegeven rekenregels. 

Objecten

In de objectenmodule kunnen opstallen en gebouwen worden vastgelegd. Objecten staan hierbij ‘los’ van grondpercelen, maar de koppeling met het P8-perceel is wel zichtbaar. Beheerprocessen of aan/verkoopprocessen kunnen hierdoor ook op object/opstalniveau worden gevolgd.   

MJOP

Gebouwen moeten onderhouden worden, in de meerjarige onderhoudsplanning kunnen verschillende kostenposten voor de elementen worden opgenomen. 

Kadaster

Met de kadastermodule kunnen op eenvoudige wijze de van belang zijnde kadastrale gegevens worden ingezien.

Kenmerken van de kadastermodule zijn: 

  • Het is mogelijk kadastrale percelen te zoeken via de eigenaar, de kadastrale code of het kadastrale adres; 
  • De aantekeningen/bijzonderheden op een kadastraal perceel worden weergegeven; 
  • Het is mogelijk door te klikken naar het perceel waaruit het bestaande perceel is voortgekomen; 
  • Het is mogelijk door te klikken naar het perceel waarnaar het bestaande perceel is overgegaan. 
  • Het is mogelijk om rechtspersonen en percelen te importeren vanuit de Kadastermodule en deze geautomatiseerd op te voeren als zijnde P8 perceel/ rechtspersoon; 
  • De Kadastermodule beschikt over een printfunctie; voor o.m. het printen van kaarten van percelen, printen van verzamelkaart eigendommen rechtspersoon X etc. 
  • De eigendommen van rechtspersoon X of Y met een druk op de knop op kaart te brengen. 

Om de kadastermodule te laten functioneren dienen de kadastrale gegevens naar P8 te worden aangeleverd.  Hiervoor beschikt P8 Software over een eigen BRK-inleesmodule, waardoor de hele aanlevering van de kadastrale gegevens bij P8 Software ligt en er één partij die voor de volledige aanlevering verantwoordelijk is.

Ook is het mogelijk om de kadastrale gegevens vanuit een bestaand gegevensmagazijn via views aan te leveren. Bij implementatie van deze module worden de vereisten voor de views toegestuurd en toegelicht. 

De was/wordt functionaliteit zorgt ervoor dat wijzigingen in kadastrale percelen worden gesignaleerd. De meldingen worden eveneens ‘gevoed’ vanuit via de views vanuit het gegevensmagazijn (vanuit de kolom ‘overgegaan in’). Deze signalering beperkt zich tot kadastrale wijzigingen van percelen/subjecten die een relatie hebben met P8-percelen. De gebruiker voert vervolgens zelf de wijzigingen door. 

Was/wordt-module via shapes

P8 onthoudt de historie van kadastrale percelen. In enkele gegevensmagazijnen wordt de tabel ‘overgegaan in’ niet opgeslagen. Hierdoor kan de was/wordt-signalering in P8 niet gevuld worden, aangezien deze niet gevoed wordt. Voor deze gevallen heeft P8 Software een tweede manier ontwikkeld: P8 controleert elke nacht in de kaart of de koppeling van het aangemaakte P8-perceel en het onderliggende kadastrale perceel nog actueel is. Wordt hierbij een wijziging geconstateerd? Dan ontvangt de gebruiker een melding.  

Signalering op bestemmingswijzigingen

Zodra een P8-perceel wordt toegevoegd, wordt vanuit de kaartlaag met bestemmingen de bestemming overgenomen en vastgelegd bij het onderdeel ‘belemmeringen’.
Welke kaartlaag precies hierbij de ‘bron’ is, wordt afgestemd tijdens de implementatie (Bv. PDOK, Ruimtelijke plannen, etc.).  

Als er vervolgens een wijziging in een kaartlaag plaatsvindt over een in P8 vastgelegd perceel, krijgt de gebruiker een signaal van deze wijziging. Als wordt aangegeven dat het signaal verwerkt is, verdwijnt deze uit de signaleringslijst. Het is vervolgens aan de gebruiker om de benodigde acties uit te voeren n.a.v. de gesignaleerde wijzigingen.  

Directe kaartweergave in slider (screenshotmodule)

Het direct tonen van een overzicht kaartje naast het perceel/contract/transactie/project. Hierdoor heeft men op één pagina een indruk en overzicht van de ligging van het gekozen item. 

Automatisch genereren van transacties

Hiermee kunnen binnen een project automatisch transacties worden ‘klaargezet’. De module bestaat uit drie onderdelen:

  1. Het importeren of intekenen van een projectgebied waarna P8-percelen worden toegevoegd met behulp van ‘splitsen op kaartlaag’;  
  2. Het genereren van transacties met bijbehorende percelen op basis van (unieke) kadastrale eigenaren.
  3. Het samenvoegen van transacties.
    Nadat P8 de transacties heeft samengesteld, worden deze verder handmatig of via een werkproces voorgezet/gevuld. Deze module werkt alleen als ook de kadastermodule is afgenomen.
Budgetbeheer

Met deze module kan in één oogopslag de stand van zaken van de grondverwerving/verkoop binnen een project bekeken worden.
Om de module correct te laten functioneren is een goede inrichting van de brontabellen ‘transactiesoorten’, ‘transactie-statussen’ en ‘waarderingssoorten’ van belang. Onze consultants helpen u vanzelfsprekend bij deze inrichting. 

Koppelingen

P8 kan met vele andere applicaties koppelen en informatie uitwisselen. 

Enkele gerealiseerde koppelingen zijn: 

  • Koppeling met Geoweb of andere externe Gis-systemen; 
  • Koppeling met documentgenerator Xential, Dotoffice, Smart Documents, iWriter. 
  • Koppeling met DMS-systemen zoals Corsa, Join.  

Specifieke koppelingen waar geen vast prijs voor gegeven kan worden: 

  • Koppeling met het BRP en NHR 
  • Koppeling met een CRM-systeem (bv. Makelaarsuite van PinkRoccade) 

referenties van onze klanten

“P8 ondersteunt de deelnemers van Waterkracht bij het proces van vastgoedverwerving en vastgoedbeheer.”

“In P8 kunnen we een vergelijking maken tussen het budget en de actuele stand van zaken, in zowel hectare als in Euro’s.”

“De provincie Gelderland gebruikt P8 voor het centraal beheren van de processen van aankoop, verkoop, pacht etc. van gronden en opstallen.”

Onze andere producten

Bekijk ook onze andere producten

neem contact op

Bent u benieuwd naar onze oplossingen?
Neem dan contact met ons op.