Met de module ‘werkprocessen’ kunnen processen van een organisatie vastgelegd worden in P8. Een werkproces wordt vervolgens gekoppeld aan een item (meestal een transactie of contract), waarna de gebruikers ‘gedwongen’ worden via een bepaald proces te volgen. P8 berekent continu welke stap uit welk proces prioriteit heeft. Processen worden samengesteld uit stappen, waarvan er verschillende soorten zijn. Elke stapsoort heeft zijn eigen eigenschappen. In deze module kan ook een ‘document-genereren’ stap worden toegevoegd. Binnen deze stap kan worden aangegeven welk document gegenereerd moet worden. Er kunnen ook externe partijen gekoppeld worden aan een processtap.

Gebouwen moeten onderhouden worden, in de meerjarige onderhoudsplanning kunnen verschillende kostenposten voor de elementen worden opgenomen. 

In de objectenmodule kunnen opstallen en gebouwen worden vastgelegd. Objecten staan hierbij ‘los’ van grondpercelen, maar de koppeling met het P8-perceel is wel zichtbaar. Beheerprocessen of aan/verkoopprocessen kunnen hierdoor ook op object/opstalniveau worden gevolgd.   

Het direct tonen van een overzicht kaartje naast het perceel/contract/transactie/project. Hierdoor heeft men op één pagina een indruk en overzicht van de ligging van het gekozen item. 

Met de kadastermodule kunnen op eenvoudige wijze de van belang zijnde kadastrale gegevens worden ingezien.

Kenmerken van de kadastermodule zijn: 

• Het is mogelijk kadastrale percelen te zoeken via de eigenaar, de kadastrale code of het kadastrale adres; 
• De aantekeningen/bijzonderheden op een kadastraal perceel worden weergegeven; 
• Het is mogelijk door te klikken naar het perceel waaruit het bestaande perceel is voortgekomen; 
• Het is mogelijk door te klikken naar het perceel waarnaar het bestaande perceel is overgegaan. 
• Het is mogelijk om rechtspersonen en percelen te importeren vanuit de Kadastermodule en deze geautomatiseerd op te voeren als zijnde P8 perceel/ rechtspersoon; 
• De Kadastermodule beschikt over een printfunctie; voor o.m. het printen van kaarten van percelen, printen van verzamelkaart eigendommen rechtspersoon X etc. 
• De eigendommen van rechtspersoon X of Y met een druk op de knop op kaart te brengen. 

Om de kadastermodule te laten functioneren dienen de kadastrale gegevens naar P8 te worden aangeleverd.  Hiervoor beschikt P8 Software over een eigen BRK-inleesmodule, waardoor de hele aanlevering van de kadastrale gegevens bij P8 Software ligt en er één partij die voor de volledige aanlevering verantwoordelijk is.

Ook is het mogelijk om de kadastrale gegevens vanuit een bestaand gegevensmagazijn via views aan te leveren. Bij implementatie van deze module worden de vereisten voor de views toegestuurd en toegelicht. 

De was/wordt functionaliteit zorgt ervoor dat wijzigingen in kadastrale percelen worden gesignaleerd. De meldingen worden eveneens ‘gevoed’ vanuit via de views vanuit het gegevensmagazijn (vanuit de kolom ‘overgegaan in’). Deze signalering beperkt zich tot kadastrale wijzigingen van percelen/subjecten die een relatie hebben met P8-percelen. De gebruiker voert vervolgens zelf de wijzigingen door. 

P8 onthoudt de historie van kadastrale percelen. In enkele gegevensmagazijnen wordt de tabel ‘overgegaan in’ niet opgeslagen. Hierdoor kan de was/wordt-signalering in P8 niet gevuld worden, aangezien deze niet gevoed wordt. Voor deze gevallen heeft P8 Software een tweede manier ontwikkeld: P8 controleert elke nacht in de kaart of de koppeling van het aangemaakte P8-perceel en het onderliggende kadastrale perceel nog actueel is. Wordt hierbij een wijziging geconstateerd? Dan ontvangt de gebruiker een melding.  

Met één druk op de knop een contract kunnen samenstellen? Met deze module kan een beheerder zelf sjablonen samenstellen en beheren waarbij informatie rechtstreeks vanuit P8 in een document wordt geplaatst. De gebruiker kan vervolgens vanuit een individueel contract/perceel etc. het gewenste sjabloon kiezen, waarna het Word-document wordt samengesteld. 

Zodra een P8-perceel wordt toegevoegd, wordt vanuit de kaartlaag met bestemmingen de bestemming overgenomen en vastgelegd bij het onderdeel ‘belemmeringen’.
Welke kaartlaag precies hierbij de ‘bron’ is, wordt afgestemd tijdens de implementatie (Bv. PDOK, Ruimtelijke plannen, etc.).  

Als er vervolgens een wijziging in een kaartlaag plaatsvindt over een in P8 vastgelegd perceel, krijgt de gebruiker een signaal van deze wijziging. Als wordt aangegeven dat het signaal verwerkt is, verdwijnt deze uit de signaleringslijst. Het is vervolgens aan de gebruiker om de benodigde acties uit te voeren n.a.v. de gesignaleerde wijzigingen.  

Met deze functionaliteit is het mogelijk om ‘in bulk’ in één keer wijzigingen door te voeren bij items die zelf te selecteren zijn. (Bijvoorbeeld oude contracten in één actie te archiveren). Deze wijzigingen zijn door te voeren vanuit de overzicht pagina, maar ook specifiek voor items die onder een project zijn gekoppeld.
Het is ook mogelijk om in één keer bijvoorbeeld alle contracten te genereren.

De Externe-toegangsmodule maakt het mogelijk dat externe gebruikers buiten de organisatie, na het inloggen in P8, alleen toegang krijgen tot die projecten waarvoor ze rechten hebben. De functioneel beheerder bepaalt hierbij welke externen toegang krijgen tot welke projecten. Op deze manier kan de data gevuld worden door bijvoorbeeld een ingehuurde rentmeester. 

Tevens maakt het subonderdeel ‘vraag en antwoord’ deel uit van deze module. Hierbij kunnen externen vragen stellen aan interne medewerkers van de gemeente, waardoor de communicatie rond een transactie, contract of project zichtbaar is.  

Deze module wordt ook veel ingezet bij werkprocessen, bepaalde onderdelen van het proces kan op deze manier worden opgepakt door iemand buiten de organisatie. Wel kan er gestuurd worden op het proces.

Binnen het onderdeel Dashboard kan informatie uit P8 direct worden getoond door middel van grafieken, taartdiagrammen, etc. De dashboardtool bevat enkele standaard widgets die ook voor de gemeentemarkt beschikbaar zijn. Extra widgets kunnen te allen tijde worden bijgemaakt. 

Eenvoudig inloggen met behulp van de SAML-koppelingstechniek is het mogelijk om de inlogrechten via de eigen interne ICT-omgeving te beheren. Zodra een gebruiker intern verwijderd wordt, is ook inloggen in P8 niet meer mogelijk. Een gebruiker hoeft hierbij maar één keer zijn of haar inloggegevens in te voeren. 

De importmodule maakt het mogelijk om reeds gedefinieerde ESRI-shapefiles of DGN-bestanden met meerdere tegelijk in P8 te importeren.
Deze import vindt plaats binnen een P8-project.  

Hiermee kunnen binnen een project automatisch transacties worden ‘klaargezet’. De module bestaat uit drie onderdelen:

1. Het importeren of intekenen van een projectgebied waarna P8-percelen worden toegevoegd met behulp van ‘splitsen op kaartlaag’;  
2. Het genereren van transacties met bijbehorende percelen op basis van (unieke) kadastrale eigenaren.
3. Het samenvoegen van transacties.
   Nadat P8 de transacties heeft samengesteld, worden deze verder handmatig of via een werkproces voorgezet/gevuld. Deze module werkt alleen als ook de kadastermodule is afgenomen.

Om het vernummer-proces van percelen te ondersteunen kan de kopieer-functie worden gebruikt.  

• De start is veelal een was/wordt melding; 
• Vanuit het te vernummeren P8-perceel wordt het kopiëren opgestart; 
• P8 toont op basis van de shape van het P8-perceel de ‘onderliggende’ kadastrale percelen (uit de kaart) en zet deze onder elkaar (in het geval het er meerdere zijn); 
• De gebruiker vinkt de gevonden (kadastrale) percelen aan;  
• Na bevestiging wordt het nieuwe P8-perceel aangemaakt, waarbij het (nieuwe) kadastrale perceel wordt gekoppeld, de kadastrale oppervlakte overgenomen, de shape van het kadastrale perceel overgenomen en tevens wordt de was/wordt melding weergegeven. 

Met deze module kan in één oogopslag de stand van zaken van de grondverwerving/verkoop binnen een project bekeken worden.
Om de module correct te laten functioneren is een goede inrichting van de brontabellen ‘transactiesoorten’, ‘transactie-statussen’ en ‘waarderingssoorten’ van belang. Onze consultants helpen u vanzelfsprekend bij deze inrichting. 

De facturatiemodule genereert geautomatiseerd facturen vanuit het P8-contractenonderdeel, waarin het beheer van de gronden/objecten wordt vastgelegd. De factuurgegevens kunnen vervolgens via een exportbestand geëxporteerd worden naar het financiële systeem van de organisatie. Bij implementatie wordt het bestandsformaat afgestemd met de financiële afdeling. 

P8 kan met vele andere applicaties koppelen en informatie uitwisselen. 

Enkele gerealiseerde koppelingen zijn: 

• Koppeling met Geoweb of andere externe Gis-systemen; 
• Koppeling met documentgenerator Xential, Dotoffice, Smart Documents, iWriter. 
• Koppeling met DMS-systemen zoals Corsa, Join.  

Specifieke koppelingen waar geen vast prijs voor gegeven kan worden: 

• Koppeling met het BRP en NHR 
• Koppeling met een CRM-systeem (bv. Makelaarsuite van PinkRoccade) 

Indien een organisatie met veel reguliere pacht te maken heeft, kan deze module interessant zijn. Nieuwe pachtprijzen worden met deze module automatisch berekend aan de hand van nieuwe regionormen en veranderpercentage. Dit gebeurt volgens de wettelijk aangegeven rekenregels.