Alle gegevens van meer dan 10.000 gronden en 500 contracten voor grondzaken van de provincie Overijssel zijn opgeslagen in P8, het webbased administratieve beheersysteem van P8 Software. Marcel Eektimmerman, senior adviseur grondzaken: “We hebben altijd actueel inzicht en overzicht in de percelen en alle bijbehorende documentatie, zoals contracten en financiën. Hoeveel en welke gronden hebben we aangekocht? Hoeveel geld uitgegeven? Deze rapportages zijn belangrijk voor de provincie.” Het team Grondzaken bestaat uit 30 medewerkers en is onderdeel van de Eenheid Publieke Dienstverlening. Wat betekent P8 voor dit team en de provincie? Hoe zien zij de samenwerking?

“Wij kopen, beheren en verkopen gronden en gebouwen voor verschillende projecten of programma’s van de provincie”, vertelt Eektimmerman. “In het kader van Natura 2000 verwerven wij bijvoorbeeld landbouwgronden om daarmee het herstel van natuur te stimuleren. Een ander voorbeeld is het kopen van gronden voor het IJsseldelta Programma voor verbetering van de waterveiligheid en de bereikbaarheid in de regio.”

“P8 Software is oplossingsgericht en wil ons vooruit helpen”

De kernactiviteiten voor grondzaken worden ondersteund in het centrale beheersysteem P8, waaronder het registeren van aankoop- en verkooptransacties en het beheer van de gronden. “Meestal is dit tijdelijk beheer, want de meeste gronden hebben we tijdelijk in bezit. Voor het beheer van de gronden zoeken we pachters”, legt Eektimmerman uit. “Alleen de grond voor wegen en waterwegen blijft bij de provincie in beheer. Naast de beleidseenheden zijn onze andere stakeholders onder meer grondeigenaren en pachters in de buitengebieden, zoals agrariërs, particulieren en beleggers. Daarnaast hebben we contact met de spoorwegen, belangenorganisaties, gemeenten en waterschappen.”

Europese aanbesteding

In 2013 koos de provincie na een Europese aanbesteding voor P8 als centraal beheersysteem voor grondzaken. Eektimmerman: “Ons oude systeem was niet meer toereikend: we hadden behoefte aan ondersteuning, zoals snel actuele inzichten in de percelen en het genereren van managementrapportages. Ook liepen we tegen capaciteitsgrenzen aan. Verder deden we nog veel tijdrovend handwerk en moesten we gegevens soms dubbel invoeren met risico op fouten. Toen we een nieuw registratiesysteem zochten, hebben onze werkprocessen onder de loep genomen en verbeterd. Uiteindelijk is ons gehele primaire werkproces voor grondzaken ondergebracht in P8, van aankoop, tijdelijk beheer tot en met de verkoop van percelen.”

Conversie en implementatie

De dataconversie verliep goed; alle gegevens werden geschoond en overgezet in P8. Een opleidingstraject was niet nodig. Rinny van der Meulen, functioneel beheerder P8: “We hebben een aantal presentaties gehad en de meeste gebruikers hebben het al doende geleerd. Het systeem is logisch, intuïtief en gebruiksvriendelijk opgezet. Bij vragen kunnen we altijd P8 bellen. De service is goed: we worden snel en goed geholpen.”

Niet alle functionaliteit is in één keer in gebruik genomen. Eektimmerman: “We hebben bewust voor stapsgewijs en gecontroleerd implementeren van de modules gekozen. Nu staat er een robuust systeem dat qua inhoud en functionaliteit aansluit op onze werkprocessen. P8 is solide en betrouwbaar en helpt bij ons werk voor grondzaken. Alles is ingeregeld en de kwaliteit van procesgang en informatie is goed.”

Koppelingen Kadaster en externen

Grondzaken heeft via een module binnen P8 een directe verbinding met het Kadaster. “Wij registeren op basis van de gegevens van het Kadaster”, vertelt Van der Meulen. “Daarbij is de geautomatiseerde signaleringsfunctie binnen P8 erg handig. Als het Kadaster een perceel heeft opgedeeld met nieuwe nummers, dan signaleert P8 dit en wordt deze vernummering ook doorgevoerd in onze administratie.”

Ook de taxateurs en rentmeesters van Van Ameyde Waarderingen hebben toegang tot P8. Eektimmerman: “Wij huren Van Ameyde Waarderingen in voor het tijdelijk beheer van onze gronden. Zij verzorgen de gebruikscontracten van deze gronden. Omdat P8 webbased is, hebben ze via een beveiligde toegang tot P8. Wij hoeven geen extra werk te doen en alles is eenduidig en eenmalig geregistreerd in ons bronsysteem.”

Accountantsproof, transparant en eenduidig

De projectregisseur volgt met de projectmodule van P8 de voortgang op de percelen. “We hebben hiermee direct inzicht in de budgetten en kunnen verantwoording afleggen’, stelt Eektimmerman.

Sinds 2019 werkt Grondzaken ook met de facturatiemodule binnen P8 voor de beheercontracten voor pacht en soms ook jachthuur. Daarbij worden de contractprijzen automatisch geïndexeerd. Eektimmerman: “De waterschapslasten worden voor 50 procent doorbelast naar de pachter en dit hebben we ook geregeld in P8. We kunnen automatische incasso inzetten en hebben inzicht in de betalingen. Wanbetalers halen we er zo uit. Onze facturen gaan een-op-een door naar het provinciale SAP-systeem voor de inning. Alles is accountantsproof, transparant en eenduidig opgeslagen.”

Doorvoeren bulkmutaties

Een groot voordeel van P8 is het eenvoudig en snel doorvoeren van bulkmutaties voor het contractbeheer. Van der Meulen: “We hoeven niet meer perceel voor perceel in te voeren, maar we kunnen alle percelen die we willen muteren met één klik selecteren en slepen naar een contract. Dat is tijdwinst voor ons en onze tijdelijke beheerorganisatie Van Ameyde Waarderingen. Ook bij kavelruil ondersteunt het systeem ons bij het doorvoeren van de bijbehorende mutaties. Als we in een contract 20 percelen verkopen en 25 percelen aankopen, kunnen we dat snel en automatisch via bulkmutaties regelen.”

Kaartweergave (GIS) plus gedetailleerde informatie

P8 bevat ook een geïntegreerde, multilaags GIS-viewer met alle relevante perceelinformatie. Van der Meulen: “Alles is inzichtelijk gemaakt met een plattegrond van de percelen. We klikken op de kaart en zoomen in op de percelen, waarbij we altijd beschikken over relevante perceelinformatie, zoals oppervlakte, grondfunctie, transacties en contracten. Alle informatielagen zijn gekoppeld aan het perceel en de zoekfunctie helpt ons om snel informatie te vinden en te verzamelen.”

Meer profijt uit P8 halen

In 2020 wil het team Grondzaken onderzoeken of ze de signaleringsfuncties in P8 gaan uitbreiden. Eektimmerman: “We gaan met P8 om de tafel zitten en zoeken uit wat het gebruik ons kan opleveren. Ik kan me voorstellen dat het handig is als de projectregisseur automatisch en tijdig een signaal krijgt voor het passeren van een eigendomsakte. Ook willen we kijken of we meer met de module Rapportage kunnen. Wij gebruiken nog niet alles wat mogelijk is.”

Pragmatisch, doelmatig en proactief

P8 draait op interne servers van de provincie. Het ONS Shared Service Centrum is verantwoordelijk voor het technisch beheer en zaken zoals beveiliging en updates. Eektimmerman is positief over de samenwerking met P8: “Het klinkt afgezaagd, maar we zijn partners. Ze reageren snel op vragen en denken met ons mee over nieuwe functionaliteit. Ik vind ze pragmatisch en doelmatig. Bovendien zijn ze proactief: ze verrassen ons met toepassingen die ze voor andere klanten hebben ontwikkeld en waar wij eventueel ook van kunnen profiteren. P8 Software is oplossingsgericht en wil ons vooruit helpen.” Van der Meulen heeft als functioneel beheerder het meeste contact met P8: “Ik vind ze flexibel, servicegericht en helder en direct in hun communicatie. P8 is een levendig systeem en het groeit mee met de ontwikkelingen in de techniek en met onze behoeften.”

Uitdaging

• Provincie Overijssel zoekt bedrijfsondersteunende software voor grondzaken. Qua inhoud, processen en omvang moet het passen bij het (tijdelijke) beheer van de vele percelen. Meer inzicht en overzicht is gewenst.

Oplossing

• P8 als centraal webbased beheersysteem voor alle gronden
• Standaardmodules: P8-percelen, Transacties, Contracten, Projecten, Subjecten, Signalering, Rapportages, Beheer
• Extra modules: Objecten, Kadaster, Facturatie (plus koppeling SAP), Import DNG-files

Winst

• Ondersteuning dagelijks processen met actuele informatie.
• Inzicht, overzicht, tijdbesparing en efficiencywinst.
• Database is eenvoudig te bevragen voor beleidsvragen en managementrapportages.
• Perceelinformatie is direct zichtbaar via multilaags GIS-viewer en inzoomen op detail gaat eenvoudig en snel.
• Koppeling met externe partijen, zoals Kadaster, taxateurs en rentmeesters.
• Koppeling met facturatiesysteem (SAP) provincie.
• Signaalfuncties bij aflopende contracten.